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Sporco, in disordine e senza tutela: le condizioni dell’archivio storico comunale

La consigliera Isabella Vitale denuncia, anche, la mancanza di un servizio di pulizia di tutta la Casa Comunale

da Redazione
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CEGLIE MESSAPICA – Riceviamo e pubblichiamo nota a firma di Isabella Vitale , consigliera comunale di “Radici d’Impegno”, sulla tenuta dell’archivio storico comunale.

In data 7 giugno 2023 protocollavo una interrogazione  con la quale sottolineavo che la buona tenuta degli archivi comunali è elemento essenziale al fine della gestione delle procedure che richiedono la verifica di carteggi riguardanti più anni, o datati, considerato che l’art. 61, comma 1 del DPR 445/2000 impone a ciascuna pubblica amministrazione di istituire «un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi». La memoria dell’Ente si salva utilmente, anche per le future ricerche, solo se è organizzata bene per l’immediata efficacia dell’azione amministrativa fin dal momento in cui sono formati i documenti nell’archivio corrente, e se tale memoria documentaria è sottoposta ad una adeguata e prudente selezione conservativa.

L’Ente pubblico ha l’obbligo di ordinare il proprio archivio (art. 30 c. 4 D.Lgs 42/2004). Il significato di “ordinare” comprende due aspetti: obbliga a predisporre mezzi e procedure perché l’archivio corrente nasca ordinato, ed impone di riordinare l’archivio già esistente ove si trovi in stato di disordine.  In ragione di tanto chiedevo se nel Comune di Ceglie Messapica fosse istituito formalmente un servizio per la tenuta del “protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi” considerato che l’istituzione formale di tale servizio è assolutamente necessaria per disporre di uno strumento istituzionale forte e competente, in grado di governare in modo efficace la complessità della gestione documentale negli attuali scenari normativi e tecnologici.

Se a tale servizio – ai sensi del comma 2 del medesimo articolo – fosse preposto “un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente”. Inoltre chiedevo se il responsabile del servizio archivistico o se all’interno dell’Ente siano mai stati:

  • predisposti il manuale di gestione dell’archivio, che deve essere deliberato e approvato dalla Giunta comunale e il piano di conservazione dell’archivio prescritto dall’ art. 68 del DPR 445/2000;
  • organizzati la fase di versamento dei documenti dagli uffici all’Archivio generale, insieme con gli strumenti di corredo, previsti dal DPR 445 /2000 all’art. 67, e predisposti l’elenco dei fascicoli e delle serie ricevute;
  • se viene curata e garantita la conservazione dell’archivio nella fase di deposito;
  • effettuate opere di selezione periodica dei documenti e se sia proceduto a scarti autorizzati o versamenti dalla soprintendenza archivistica (D. lgs. 42/2004, art. 21 comma d);
  • stabiliti i livelli di accesso ai documenti archivistici e regolamentate le forme di consultazione interna ed esterna dell’archivio, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
  • Predisposti gli elenchi di consistenza del materiale facente parte dell’archivio di deposito e un registro sul quale annotare i movimenti delle singole unità archivistiche, come richiesto dall’art. 68, comma 2 del DPR 445/2000.

Chiedevo infine se l’archivio comunale fosse allocato in unica unità organizzativa e in locali idonei alla conservazione dello stesso. Non avendo ricevuto risposta, in data 20 febbraio 2024 mi recavo presso l’Ufficio del Segretario Comunale e chiedevo di accedere all’Archivio, dopo aver sottolineato che già dall’esterno del Comune si può osservare quanta poca cura vi è nella conservazione dei documenti, atteso che come si può notare dalla foto che allego, la documentazione viene letteralmente abbandonata senza criterio. Il Segretario Comunale mi accompagnava nell’Archivio, dove ho potuto prendere atto che una grandissima infinita quantità di documentazione giace per terra in tanti scatoloni senza alcun criterio di archiviazione.

L’assoluta assenza di archiviazione è aggravata dal fatto che i corridoi, completamente occupati da carte, non vengono puliti e non garantiscono in alcun modo la corretta tenuta della documentazione comunale, oltre a non garantire la dovuta sicurezza all’edificio e ai dipendenti comunali, per esempio in caso di incendio. Con ancora più rammarico ho potuto visionare con i miei occhi che la documentazione centenaria e forse anche più, versa in uno stato di quasi totale decomposizione e a breve molta documentazione sarà polvere. Tenuto conto della sporcizia chiedevo se vi fosse qualcuno che di tanto in tanto pulisse, ma in seguito a questa domanda, ho appreso che tutta la Casa Comunale al momento non ha un servizio di pulizia.

Situazione altrettanto scandalosa che colpisce indistintamente tutti i dipendenti comunali. Nell’archivio dell’Ente comunale si conserva la memoria storica di una comunità e i documenti più significativi che riguardano la conoscenza di questo patrimonio serve a costruire il senso di appartenenza alla comunità e quindi ad aumentare l’attaccamento dei cittadini alle pubbliche istituzioni. E anche se, per esempio, nell’archivio non vi fossero documenti significativi, questo non può essere una scusa o un motivo per non sistemare quella documentazione. La sua sistemazione rappresenta il presupposto fondamentale per una politica più accorta nel campo della conservazione documenti e perciò va intrapresa prima possibile per evitare ulteriori dispersione, sottrazione di documenti che è più facile verificarsi in assenza di un inventario analitico o quando l’archivio non è ordinato.

Un archivio ordinato serve anche all’Amministrazione perché nell’esercizio delle sue funzioni spesso deve ricercare nei documenti d’archivio, il riscontro di delibere e/o decisioni assunte da precedenti amministratori o atto iniziale di singole pratiche ( ma forse questo è il motivo per i ripetuti errori degli ultimi 15 anni!!!!). Va inoltre considerato che il presente oggi in cui noi viviamo, sarà la storia che studieranno e con cui si confronteranno i nostri  nipoti e pronipoti e in questa prospettiva importante, cominciare a pensare che l’archivio di oggi caratterizzerà la storia dei futuri cittadini della nostra comunità. Appare necessario quindi ribadire l’urgenza che l’Amministrazione comunale intraprenda interventi di riordinamento e di valorizzazione del proprio archivio comunale.

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