CEGLIE MESSAPICA – Riceviamo e pubblichiamo interrogazione a firma della consigliera comunale di “Radici d’Impegno”, Isabella Vitale, relativa all’archivio comunale.
Constatato che negli ultimi eventi calamitosi che hanno colpito la Romagna, tra cui anche il Comune di Forlì, è stato coinvolto anche l’Archivio Comunale del suddetto Comune compromettendo il patrimonio dello stesso archivio (https://www.corriereromagna.it/forli-depositi-comunali-allagati-primi-interventi-di-messa-in-sicurezza/). Considerato che la buona tenuta degli archivi comunali è elemento essenziale al fine della gestione delle procedure che richiedono la verifica di carteggi riguardanti più anni, o datati, come ad esempio quello della concessione della servitù di passaggio su terreni di proprietà comunale da poco trattata dal consiglio comunale.
Considerato che l’art. 61, comma 1 del DPR 445/2000 impone a ciascuna pubblica amministrazione di istituire «un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi».
La memoria dell’Ente si salva utilmente, anche per le future ricerche, solo se è organizzata bene per l’immediata efficacia dell’azione amministrativa fin dal momento in cui sono formati i documenti nell’archivio corrente, e se tale memoria documentaria è sottoposta ad una adeguata e prudente selezione conservativa.
L’Ente pubblico ha l’obbligo di ordinare il proprio archivio (art. 30 c. 4 D.Lgs 42/2004). Il significato di “ordinare” comprende due aspetti: obbliga a predisporre mezzi e procedure perché l’archivio corrente nasca ordinato, ed impone di riordinare l’archivio già esistente ove si trovi in stato di disordine. In ragione di quanto innanzi, si chiede
se nel Comune di Ceglie Messapica sia istituito formalmente un servizio per la tenuta del “protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi” considerato che l’istituzione formale di tale servizio è assolutamente necessaria per disporre di uno strumento istituzionale forte e competente, in grado di governare in modo efficace la complessità della gestione documentale negli attuali scenari normativi e tecnologici.
Se a tale servizio – ai sensi del comma 2 del medesimo articolo – è preposto “un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente”.
Inoltre si chiede se il responsabile del servizio archivistico o se all’interno dell’Ente siano mai stati:
• predisposti il manuale di gestione dell’archivio, che deve essere deliberato e approvato dalla Giunta comunale e il piano di conservazione dell’archivio prescritto dall’ art. 68 del DPR 445/2000;
• organizzati la fase di versamento dei documenti dagli uffici all’Archivio generale, insieme con gli strumenti di corredo, previsti dal DPR 445 /2000 all’art. 67, e predisposti l’elenco dei fascicoli e delle serie ricevute;
• se viene curata e garantita la conservazione dell’archivio nella fase di deposito;
• effettuate opere di selezione periodica dei documenti e se sia proceduto a scarti autorizzati o versamenti dalla soprintendenza archivistica (D. lgs. 42/2004, art. 21 comma d);
• stabiliti i livelli di accesso ai documenti archivistici e regolamentate le forme di consultazione interna ed esterna dell’archivio, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
• Predisposti gli elenchi di consistenza del materiale facente parte dell’archivio di deposito e un registro sul quale annotare i movimenti delle singole unità archivistiche, come richiesto dall’art. 68, comma 2 del DPR 445/2000.
Si chiede infine di sapere se l’archivio comunale sia allocato in unica unità organizzativa e in locali idonei alla conservazione dello stesso.
